การจัดซื้อจัดจ้าง (Procurement) จุดเริ่มต้นสำคัญของ Supply Chain Management
การบริหารจัดการห่วงโซ่อุปทานหรือ Supply Chain Management เป็นหนึ่งในกลยุทธ์ที่ช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินธุรกิจได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ หนึ่งในขั้นตอนสำคัญที่ถือเป็น “ต้นน้ำ” ของกระบวนการนี้คือ “การจัดซื้อจัดจ้าง (Procurement)” ซึ่งเป็นกระบวนการบริหารจัดการทรัพยากรทั้งภายในและภายนอกองค์กรเพื่อให้ได้มาซึ่งวัตถุดิบ สินค้า บริการ องค์ความรู้ ทักษะความสามารถต่าง ๆ ที่มีส่วนในการดำเนินงานสำหรับกิจกรรมภายในองค์กรเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด
โดยหน้าที่หลักของ Procurement ไม่ได้เป็นเพียงแค่การจัดซื้อทั่วไป แต่คือการวางแผน การจัดหา (Sourcing) และการบริหารจัดการความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ (Supplier) อย่างเป็นระบบเพื่อให้ได้มาซึ่งสิ่งที่ต้องการด้วยเงื่อนไขที่ดีที่สุดที่ส่งผลต่อต้นทุน กำไร และความสามารถในการแข่งขันของธุรกิจนั่นเอง
ความสำคัญของกระบวนการจัดซื้อ (Procurement) ใน Supply Chain
ในห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain) กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างถือเป็นขั้นตอนแรกและเป็นรากฐานสำคัญ เนื่องจากทุกกิจกรรมถัดจากกระบวนการ Procurement ในระบบ Supply Chain ไม่ว่าจะการผลิต การจัดเก็บ การกระจายสินค้า และการขนส่ง ล้วนแต่ต้องพึ่งพาวัตถุดิบหรือสินค้าที่ได้มาจากกระบวนการจัดซื้อทั้งสิ้น
เพราะฉะนั้นจึงต้องมีการคัดสรรปัจจัยที่ใช้ในการผลิตเพื่อให้สินค้าออกมามีคุณภาพและตรงตามความต้องการจากการจัดซื้อที่ดีเพื่อให้การผลิตมีประสิทธิภาพ ตลอดจนส่งผลต่อต้นทุนขององค์กร และการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจเพื่อเสริมความแข็งแกร่งให้กับห่วงโซ่อุปทานทั้งหมด และทำให้องค์กรสามารถแข่งขัน เติบโต และตอบสนองความต้องการของตลาดได้อย่างยั่งยืน
คลิกอ่านเพิ่มเติมเรื่อง: 5 ขั้นตอน การจัดการห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain) ในอุตสาหกรรมอาหารอย่างยั่งยืน
หน้าที่ของกระบวนการ Procurement
หน้าที่ของ Procurement หรือกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง ไม่ได้จำกัดอยู่เพียงแค่การสั่งซื้อวัตถุดิบหรือสินค้าที่ธุรกิจต้องการเท่านั้น แต่ยังครอบคลุมถึงการบริหารจัดการเพื่อให้ห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain) ดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพและสอดคล้องกับเป้าหมายของธุรกิจ
โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อสนับสนุนการดำเนินงานขององค์กรด้วยการวิเคราะห์ความต้องการของธุรกิจ คัดสรรและจัดหาวัตถุดิบ (Sourcing) โดยไม่ให้ขาดเพื่อไม่ให้กระบวนการผลิตหยุดชะงัก ในราคาที่ยอมรับได้หรือสมกับราคาที่จ่ายไป รวมถึงตรวจสอบคุณภาพของวัตถุดิบที่ซื้อและการส่งมอบให้อยู่ในมาตรฐานสำหรับการผลิต อีกทั้งยังต้องสร้างและพัฒนาความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ในระยะยาวเพื่อให้เกิดความร่วมมือที่ยั่งยืนอย่างต่อเนื่องอีกด้วย
หลักการจัดการจัดซื้อที่ดีที่สุด (6 Rs)
การจัดซื้อจัดจ้างที่ดีที่สุด (Best Buy) มีการยึดหลักสำคัญ 6 ประการ หรือที่เรียกว่า “หลักการ 6Rs” ซึ่งเป็นกรอบแนวคิดสากลที่ช่วยให้มั่นใจว่าทุกขั้นตอนของการจัดซื้อจะนำมาซึ่งประโยชน์สูงสุดต่อองค์กร โดยประกอบไปด้วยหลักการดังต่อไปนี้
1. การจัดซื้อวัตถุดิบที่มีคุณภาพถูกต้อง (Right Quality)
“คุณภาพที่ถูกต้อง” เป็นสิ่งสำคัญในการจัดซื้อวัตถุดิบ ซึ่งไม่จำเป็นต้องเลือกคุณภาพสูงสุดเสมอไป แต่ต้องเป็นวัตถุดิบที่คุณภาพตรงตามข้อกำหนด (Specifications) วัตถุประสงค์ของการใช้งาน หรือความต้องการขององค์กร โดยมีวิธีบอกระดับคุณภาพที่ต้องการอยู่ 5 วิธี ได้แก่
- บอกตามตรายี่ห้อ (By Brand or Trade Name)
- กำหนดคุณลักษณะเฉพาะ (By Specification)
- กำหนดตามเกรดทางตลาด (Market Grade)
- กำหนดตามตัวอย่าง (Sample)
- วิธีผสม (Combination)
2. ปริมาณที่ถูกต้อง (Right Quantity)
การสั่งซื้อวัตถุดิบไม่เพียงแค่จัดซื้อตามปริมาณที่ต้องการใช้งานหรือได้ประโยชน์จากส่วนลดทางการค้าในกรณีที่สั่งซื้อในปริมาณมากเพื่อลดต้นทุนต่อหน่วยลงเท่านั้น แต่ยังต้องคำนึงถึงการวางแผนในการจัดซื้อโดยพยากรณ์ความต้องการในอนาคต รวมถึงปริมาณสินค้าคงคลังเพื่อไม่ให้เกิดการสต็อกวัตถุดิบมากเกินไปจนเกิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการจัดเก็บ
3. สถานที่ถูกต้อง (Right Place)
วัตถุดิบหรือสินค้าต้องถูกส่งมอบไปยังสถานที่ที่ถูกต้องและสะดวกที่สุดในการรับเข้าสู่กระบวนการผลิต เช่น โรงงาน คลังสินค้า หรือสาขา รวมถึงวัตถุดิบจะต้องถูกต้องตามคุณภาพ ปริมาณ และตรงเวลา เพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้าและค่าใช้จ่ายในการขนย้ายที่ไม่จำเป็น
4. จังหวะเวลาถูกต้อง (Right Time)
การรับมอบวัตถุดิบต้องเป็นไปตามกำหนดเวลาที่วางแผนไว้ โดยมีการกำหนดเวลาในการส่งวัตถุดิบที่แน่นอน (Lead Time) ให้ได้ในเวลาที่ต้องการ เนื่องจากหากมีการจัดส่งที่ล่าช้ากว่ากำหนดการอาจส่งผลกระทบต่อกระบวนการผลิตจนทำให้หยุดชะงัก โดยกระบวนการจัดซื้อมีการแบ่งลักษณะการจัดซื้อออกเป็น 3 แบบ ได้แก่
- การจัดซื้อเมื่อสินค้าคงคลังหมด (Hand to Mouth Buying)
- การจัดซื้อล่วงหน้า (Forward Buying)
- การจัดซื้อเมื่อคาดว่าราคาจะสูงขึ้น (Speculative Buying)
5. ราคาที่ถูกต้อง (Right Price)
ปัจจัยด้านราคาไม่ใช่แค่ถูกที่สุดเท่านั้น แต่ต้องเป็นราคาที่เหมาะสมกับคุณภาพ เงื่อนไขในการส่งมอบ และความคุ้มค่าของวัตถุดิบ ดังนั้น Procurement จะต้องประเมินระดับราคาจากผู้ขายหลายรายที่แตกต่างกันเพื่อให้ได้ราคาวัตถุดิบที่เหมาะสมที่สุด โดยทั่วไปสามารถแบ่งการจัดซื้อจัดจ้างด้วยวิธีนี้ออกเป็น 3 รูปแบบ ได้แก่
- การจัดซื้อย่อย (Small Purchase)
- การประกวดราคา (Bidding)
- การเจรจาตกลงราคา (Negotiation)
6. แหล่งขายที่ถูกต้อง (Right Source)
การจัดซื้อจากผู้ขายหรือแหล่งวัตถุดิบที่ดีควรมีการตรวจสอบประวัติผู้ขายเพื่อคัดเลือกซัพพลายเออร์ (Suppliers) ที่มีความน่าเชื่อถือและสามารถจัดหาวัตถุดิบได้อย่างต่อเนื่อง ซึ่งเป็นปัจจัยสำคัญในการจัดการความเสี่ยงจากซัพพลายเออร์ที่ไม่มีคุณภาพในห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain)
ขั้นตอนในการจัดซื้อจัดจ้าง (Procurement)
การจัดซื้อจัดจ้าง (Procurement) ประกอบด้วยขั้นตอนพื้นฐานที่ต้องดำเนินการอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้มั่นใจว่าองค์กรจะได้รับวัตถุดิบที่เหมาะสม คุ้มค่า และสอดคล้องกับเป้าหมายของธุรกิจ โดยมีขั้นตอนหลัก ดังนี้
- รับการวิเคราะห์ใบขอให้ซื้อ (Purchase Requisition) ซึ่งจะวิเคราะห์ถึงประเภทของสิ่งของ และจำนวนที่ซื้อ
- ศึกษาถึงสภาพตลาดแหล่งที่จะจัดซื้อและผู้ขาย
- ส่งใบขอให้เสนอราคา (Request for Quotations) ไปยังผู้ขายหลาย ๆ แหล่ง
- การรับและวิเคราะห์ใบขอให้เสนอราคาจากผู้ขาย
- การเลือกผู้ขายที่เสนอราคาและเงื่อนไขต่างๆ ที่ดีที่สุด
- การคำนวณราคาของสิ่งของที่จะสั่งซื้อให้ถูกต้อง
- การส่งใบสั่งซื้อ (Purchase Order: PO) ไปยังผู้ขายที่ต้องการจะซื้อ
- การติดตามผลให้เป็นไปตามที่ได้ติดต่อหรือตามสัญญา
- การวิเคราะห์รายงานการรับรองของสินค้า
- การวิเคราะห์และตรวจสอบใบกำกับสินค้า (Invoice) ของผู้ขายกับสินค้าที่ได้รับ การส่งมอบให้แน่ใจ เพื่อให้สามารถจ่ายเงินได้อย่างถูกต้อง
ข้อมูลอ้างอิง: - ดร.พิเซษฐ เนตรสว่าง. เอกสารประกอบการสอน “การจัดการการจัดหาและการจัดซื้อ”, จาก https://anyflip.com/qhwyn/gqbq/basic/51-100#google_vignette- บัณฑิต ศรีสวัสดิ. การจัดซื้อการจัดหา (Procurement), จาก https://research.kpru.ac.th/sac/fileconference/23032018-03-26.pdf
“Cogistics” ผู้จัดหาวัตถุดิบผักผลไม้ด้วยระบบ Supply Chain เพื่อภาคอุตสาหกรรมอาหาร
“Cogistics” เราคือผู้ให้บริการในการจัดหาวัตถุดิบประเภทผักและผลไม้ สำหรับการผลิตในธุรกิจและอุตสาหกรรมอาหาร ด้วยการบริหารจัดการห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain Management) ตั้งแต่ต้นน้ำจนถึงปลายน้ำ เพื่อให้ได้วัตถุดิบที่สะอาด ปลอดภัย ได้คุณภาพตามที่คุณต้องการ ในราคาที่เหมาะสมและคงที่ตลอดปี พร้อมทั้งสามารถจัดส่งวัตถุดิบได้อย่างต่อเนื่อง 365 วันไม่มีขาดส่ง เพื่อไม่ให้การผลิตของธุรกิจคุณหยุดชะงัก
- จัดหาวัตถุดิบผักและผลไม้มากกว่า 100 ชนิด พร้อมตัดแต่งรูปทรง
- วัตถุดิบมีคุณภาพ ได้มาตรฐานระดับสากล GMP, HACCP, HALAL
- รองรับการผลิตสินค้าสำหรับธุรกิจและภาคอุตสาหกรรมอาหาร
สามารถดูรายละเอียดบริการเพิ่มเติม
โดยดาวน์โหลด แคตตาล็อก Veggie Industry ฟรี!
สามารถสอบถามเพิ่มเติมได้ที่ช่องทาง
Call: 02-328-6638
Line Official: @cogistics
Facebook: Cogistics Co., Ltd.
Email: salesorder@cogistics.co.th
แล้วมาร่วมเป็นส่วนหนึ่งกับเรา Cogistics เพื่อนคู่คิดธุรกิจอุตสาหกรรมอาหาร